Commis aux comptes fournisseur - City of Ottawa, Ottawa

About this opportunity

La Direction de la chaîne d’approvisionnement et Localisation stratégique des ressources est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion des initiatives d’approvisionnement novatrices qui généreront de la valeur et des économies pour les directions générales municipales, les Services des bibliothèques et le Service de police d’Ottawa. La Direction établit de solides pratiques d’approvisionnement stratégique pour un large éventail de projets complexes et de premier plan à l’échelle de la Ville, qui couvrent l’ensemble du cycle de vie de l’approvisionnement, y compris la recherche et les analyses de l’industrie, l’élaboration de la stratégie, la planification de projet, l’établissement du calendrier, l’affectation des ressources et les rapports à l’intention des cadres.

Le titulaire sera responsable du traitement des comptes fournisseurs, de la tenue des fiches fournisseurs et de la gestion des documents au sein d’une unité centralisée de traitement des factures à fort volume. Cela comprend l’ouverture et la distribution du courrier, le lancement du flux de travail électronique, la saisie des données relatives aux factures, la comparaison des factures avec les bons de commande (comparaison à trois niveaux), la résolution des problèmes liés au traitement des factures, la préparation des paiements et la distribution des chèques, ainsi que l’archivage des documents sources dans les systèmes de gestion des documents.

Responsibilities

• Traitement des comptes fournisseurs
• Tenue des fiches fournisseurs
• Gestion des documents au sein d’une unité centralisée de traitement des factures à fort volume
• Ouverture et distribution du courrier
• Lancement du flux de travail électronique
• Saisie des données relatives aux factures
• Comparaison des factures avec les bons de commande (comparaison à trois niveaux)
• Résolution des problèmes liés au traitement des factures
• Préparation des paiements et la distribution des chèques
• Archivage des documents sources dans les systèmes de gestion des documents

What you'll bring

Formation et expérience requises :

• Posséder un diplôme d’études secondaires (12e année)
• Avoir au moins trois ans d’expérience en lien avec la comptabilité, les affaires ou le travail de bureau

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation de la Ville, politiques et procédures financières
• Connaissance générale des principes comptables généralement reconnus et de la législation sur les taxes à la consommation
• Connaissances techniques de résolution de problèmes et de service à la clientèle ainsi que des pratiques de la Ville en matière d’interaction avec le public
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et les obligations des travailleurs

Compétences et aptitudes :

• Pouvoir travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision, et avec les membres d’une équipe
• Posséder les compétences organisationnelles et la souplesse nécessaires pour planifier, amorcer et organiser ses tâches et les classer selon leur priorité et pour composer efficacement avec les demandes multiples, les priorités concurrentes, la pression et les échéanciers
• Comprendre, conceptualiser et mettre en application les directives, les politiques et les procédures
• Pouvoir identifier et évaluer les problèmes et utiliser des compétences d’analyse et de résolution de problèmes en relation avec le traitement des factures et l’intégration SAP FI/MM
• Pouvoir effectuer des rapprochements financiers et détecter, résoudre et corriger les erreurs
• Être capable d’utiliser la suite logicielle Microsoft Office et posséder une maîtrise de niveau intermédiaire de Microsoft Excel
• Pouvoir utiliser le système SAP de l’entreprise, le système de traitement automatisé des factures et travailler avec des applications informatiques avancées
• Avoir le souci du service à la clientèle et la capacité d’écouter, de sonder et de réagir avec tact
• Communiquer efficacement de vive voix et par écrit
• Se montrer capable de travailler rapidement en obtenant des résultats précis dans un milieu où l’on traite un grand volume de données
• Agir avec discernement, tact et diplomatie
• Être souple et savoir s’adapter
• Posséder un bon dossier d’assiduité et de rendement au travail