Adjoint de conseiller I - City of Ottawa, Ottawa

About the role

Vous avez la responsabilité de coordonner et d'assurer le soutien administratif courant, la gestion des horaires, les relations avec les électeurs, la gestion des dossiers et l'organisation d'événements communautaires pour le bureau d'un conseiller municipal. Vous traitez les questions courantes dans le respect des procédures établies, assurez le bon fonctionnement des processus administratifs et des systèmes de suivi, et transmettez les dossiers complexes, sensibles ou ayant une portée politique importante aux responsables du bureau du conseiller municipal.

What you'll do

Soutenir les fonctions administratives et l'appui offert aux électeurs du bureau du conseiller municipal en :

• recevant, consignant et répondant aux demandes, préoccupations et réclamations courantes des administrés, conformément aux directives établies, et transmettant les dossiers complexes, sensibles, très médiatisés ou ayant une portée politique importante aux cadres supérieurs du bureau du conseiller municipal;
• tenant à jour les dossiers et les systèmes de suivi, en assurant un suivi régulier auprès du personnel municipal et en recensant les dossiers en suspens, en retard ou ayant fait l'objet d'une remontée hiérarchique afin qu'ils soient examinés par les cadres supérieurs du bureau du conseiller municipal;
• assurant la gestion des bases de données du bureau du conseiller municipal et en utilisant les outils logiciels appropriés pour suivre les interactions avec les électeurs et en fournissant régulièrement des mises à jour sur l'état d'avancement des dossiers;
• établissant et tenant à jour les registres financiers de base, ainsi qu'en commandant les fournitures et le matériel de bureau conformément à la Politique sur les dépenses du Conseil;
• préparant et tenant à jour les registres financiers courants, en traitant les documents administratifs et en commandant les fournitures et le matériel de bureau conformément aux procédures établies et à la Politique sur les dépenses du Conseil.
• effectuant des tâches administratives générales, notamment la photocopie, la numérisation, l'impression, le classement et la saisie de données;
• menant des missions spéciales à la demande du conseiller municipal.

Faciliter les fonctions de consultation publique et de sensibilisation communautaire du conseiller municipal en :

• participant à des événements communautaires, à des consultations publiques et à d'autres réunions publiques, selon les besoins;
• organisant des réunions et des événements communautaires et en soutenant les initiatives de consultation publique, notamment en assurant l'approvisionnement en matériel et en coordonnant les services nécessaires;
• coordonnant les communications courantes et le suivi auprès des intervenants communautaires, et en transmettant aux responsables du bureau du conseiller les questions nécessitant des orientations politiques, des actions de plaidoyer, des négociations ou des explications sur la position du conseiller;
• préparant des plaques, des lettres de félicitations et d'autres documents similaires pour des événements spéciaux, selon les demandes.

Assurer le suivi de l'agenda et apporter son soutien à la gestion des réunions du bureau du conseiller municipal, soit :

• coordonner les rendez-vous, les invitations et les réunions du conseiller; identifier les conflits d'horaires; obtenir les informations nécessaires; et transmettre les engagements prioritaires ou incompatibles au membre du personnel de haut niveau compétent du bureau du conseiller afin qu'il y remédie;
• veiller à ce que le conseiller dispose des informations et des documents nécessaires avant les réunions et les événements;
• préparer, organiser, mettre en page et diffuser les dossiers de séance approuvés ainsi que les documents administratifs de référence destinés aux réunions du Conseil, des comités, des assemblées communautaires et autres réunions.

Requirements

• Deux (2) années d'études dans un collège communautaire en administration des affaires/de bureau.
• Au moins trois (3) ans d'expérience dans l'administration générale de bureau, le service à la clientèle ou un domaine connexe.
• Connaissance du mandat, des rôles et des responsabilités d'une grande organisation du secteur public
• Principes et pratiques de la gestion de bureau
• Compréhension des structures organisationnelles et des cadres de gouvernance au sein d'une organisation complexe
• Connaissance des procédures de tenue et de classement des dossiers et des procédures administratives générales
• Pratiques de gestion des bases de données et des documents
• Connaissance des lois pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment des droits et des devoirs des travailleuses et des travailleurs
• Capacité à communiquer efficacement avec les parties prenantes
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville
• Capacité de maintenir un niveau élevé de confidentialité
• Capacité à travailler dans une atmosphère politique
• Esprit d'initiative, tact, discrétion, fiabilité et discernement