Coordonnateur administratif - WSP, Québec

Position summary

À titre d'Adjoint(e) administratif(ve), bilingue au sein de l'équipe de mécanique et d'électricité de Bâtiment Québec, vous aiderez les équipes responsables de projets et d'offres de services réalisés à l'échelle locale, provinciale et nationale. Votre coordination contribuera à la qualité des livrables et au succès d'un groupe présent dans plusieurs bureaux au Québec, pour vous offrir un environnement qui inspire les bâtisseurs de monde.

What you'll bring

• AEC, DEC, DEP ou diplôme collégial en secrétariat, en bureautique ou en administration, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience approfondie dans un rôle administratif comparable, avec capacité à soutenir simultanément plusieurs responsables, projets et échéanciers.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat pour produire et contrôler des documents professionnels complexes.
• Expérience pratique de SharePoint pour organiser les espaces de projet, les offres de services et les sites d'affaires.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, nécessaire pour soutenir des mandats et des équipes à l'échelle locale, provinciale et nationale.
• Capacité démontrée à contrôler la qualité linguistique et visuelle des livrables, à protéger les renseignements sensibles et à gérer les priorités avec discernement; une expérience en génie-conseil ou en construction constitue un atout.

Responsibilities

• Coordonner l'ouverture des projets, les plans financiers et la documentation de démarrage afin d'établir des bases administratives fiables.
• Produire, réviser et mettre en forme les offres de services, devis, rapports, estimations, comptes rendus, curriculums vitae, fiches de projets et correspondance selon les normes de WSP.
• Gérer le classement, l'archivage, les listes de diffusion et la circulation des documents entrants et des livrables pour rendre l'information accessible et traçable.
• Soutenir l'administration des projets en chantier, notamment les dessins d'atelier, certificats de paiement, directives, avis de changement, suivis de signature et documents de clôture.
• Collaborer avec la direction, les responsables de projets et les équipes multidisciplinaires pour coordonner les priorités, les portails SharePoint et les activités liées aux offres de services.

Who you'll work with

Chez WSP, nous rassemblons des personnes animées par la résolution de défis complexes. Vous collaborerez avec des ingénieur·e·s, des scientifiques, des conseiller·ère·s et des expert·e·s techniques qui unissent leurs forces pour offrir des solutions locales et globales. Vous intégrerez une communauté mondiale d'esprits brillants où votre croissance alimente celle de l'entreprise.